第一章總則
第一條 學生檔案是反映學生在校期間的政治思想、品德作風、學識水平等內(nèi)容的重要文件，檔案材料的收集工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學生的切身利益。為了進一步加強我校學生工作的標準化建設(shè)，根據(jù)上級有關(guān)文件精神，結(jié)合我校實際,制定本規(guī)定。
第二條 學生檔案管理工作要本著為培養(yǎng)人才服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為人事工作服務(wù)的原則，堅持實事求是的工作方針，實行統(tǒng)一管理、嚴密保管的辦法，維護其真實性和完整性。
第三條學校有關(guān)職能部門和教學系（部）是學生檔案材料的形成部門和管理部門，必須認真貫徹國家相關(guān)的法律、法規(guī)和黨的組織人事等工作的政策、規(guī)定。收集歸檔工作受國家有關(guān)法律、法規(guī)的保護和監(jiān)督。
第四條校學生處作為學校學生工作職能部門，負責統(tǒng)籌國家計劃內(nèi)招收的各類學生檔案的接收、管理和傳遞工作，學生檔案材料的收集、歸檔和送交等具體工作分別由各相關(guān)職能部門和教學系(部)負責。
第五條參與學生檔案的收集和管理的部門要認真研究和探討學生檔案管理的經(jīng)驗，使我校學生檔案管理更加規(guī)范化、制度化、科學化；要在做好紙介質(zhì)檔案管理工作的同時，加強電子管理系統(tǒng)的論證和開發(fā)，力爭實現(xiàn)學生檔案電子化管理。
第二章學生檔案的收集
第六條招生工作結(jié)束后，校招生部門應(yīng)當將錄取新生檔案收集齊全并及時遞交學生處。新生入學檔案包括：
（1）中學階段畢業(yè)生登記表、學習成績登記表；
（2）中考或高考報名表、體檢表和成績單；
（3）其它有關(guān)材料。
第七條 學生在校期間各相關(guān)部門應(yīng)不斷充實檔案中以下內(nèi)容：
（1）學生入學登記表；
（2）軍訓鑒定表；
（3）新生入學體檢表和畢業(yè)體檢表；
（4）學年鑒定表；
（5）學生在校期間成績表；
（6）在校期間獲得獎勵（包括獎學金）、表彰以及懲處決定材料；
（7）在校期間參加各種社會實踐活動獲得的由實習單位或?qū)W校頒發(fā)的考評證書及證明；
（8）畢業(yè)生登記表；
（9）畢業(yè)生就業(yè)通知書；
（10）在校期間誠信記錄方面材料。
（11）意外死亡學生的生平介紹及死亡調(diào)查報告；
（12）其他可供組織參考的有保存價值的材料。
以上各項中第（1）、（4）、（6）、（8）、（10）項由校學生處統(tǒng)一印制表格，各教學系（部）負責組織學生采集相關(guān)信息并填寫表格；第（2）項由軍訓責任部門收集材料；第（3）項由學校醫(yī)務(wù)部門負責收集相關(guān)材料；第（5）、（7）項由學校教學管理部門指導各教學系（部）收集相關(guān)資料；第（9）項由學校就業(yè)管理部門負責辦理。
第八條學生檔案材料應(yīng)每學期收集歸檔一次，非畢業(yè)生檔案材料一般在每學期開學后一個月內(nèi)遞交學生處歸檔，畢業(yè)生最后一學期檔案材料一般在每年五月份遞交學生處歸檔。
各教學系（部）要根據(jù)學生平時表現(xiàn)形成學生學年鑒定，并填寫學生學年鑒定表于每年九月份完成交學生處歸檔。
學生學業(yè)成績經(jīng)學校教學管理部門確認后，學校教學管理部門應(yīng)按學期及時向?qū)W生處和各教學系(部)轉(zhuǎn)交。
第三章學生檔案的管理
第九條 歸檔程序
（1）新生入校后，由學生處牽頭，各系（部）配合，按專業(yè)、班級、學號等對新生檔案進行審核整理、編號，并以系（部）、專業(yè)、班級為單位裝入檔案柜。
（2）學生在校期間，各系（部）形成的材料由各系（部）按規(guī)定時間整理好后交學生處裝入學生檔案內(nèi)。學校有關(guān)職能部門形成的材料，由各職能部門交學生處裝入學生檔案。
（3）歸檔材料必須準確填寫學生所在的系（部）、專業(yè)、班級、學號，填寫時應(yīng)寫出學生學號的全部位數(shù)。
（4）各類材料未印制有系（部）、專業(yè)、班級、姓名、學號時，應(yīng)在此材料右上角注明該生所在系、專業(yè)、班級、姓名及學號。
第十條 歸檔的材料，凡規(guī)定組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定同本人見面的（如審查結(jié)論、復查結(jié)論、處分決定、組織鑒定等），一般應(yīng)有本人的簽字，特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。
第十一條各類材料必須使用16K或A4紙規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2
第十二條檔案歸檔時間
（1）學生在校期間形成的各種獎勵材料，在表彰后一個月之內(nèi)歸檔。
（2）學生在校期間形成的各種處罰材料，凡學生處直接處理的，由學生處負責歸檔。系（部）處理的材料，由系(部)按要求交學生處歸檔（歸檔時間均為處理完后一月內(nèi)）。
（3）學生入學登記表、入學體檢表、軍訓鑒定表等材料由相關(guān)部門于新生入學后三個月內(nèi)整理完成交學生處入檔。
（4）畢業(yè)生登記表、實習鑒定表、畢業(yè)生學籍表、就業(yè)通知書等由相關(guān)部門于學生畢業(yè)離校前交學生處歸檔。
第四章學生檔案的借閱
第十三條 學生檔案作為機要文件保存，原則上不對外查閱、不外借。
第十四條因工作需要各系（部）領(lǐng)導、輔導員（班主任）按規(guī)定登記后可以借閱本系（部）的學生檔案。
第十五條校外其他單位確需調(diào)閱學生檔案，須持縣級以上單位介紹信，經(jīng)學生處負責人同意、填寫檔案查閱登記表后，方可調(diào)閱。
第十六條 查閱、借閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈閱、批注、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得擅自拍攝、復制檔案內(nèi)容。
第十七條 查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，因工作需要摘記檔案內(nèi)容時，應(yīng)經(jīng)主管部門同意。摘記材料要妥善保管，不得丟失及私自存放。
第五章學生檔案的轉(zhuǎn)遞
第十八條 招生部門應(yīng)在新生入校前將新生檔案轉(zhuǎn)交到學生處，自帶檔案的學生入校時將檔案直接交教學系（部），由教學系（部）收齊后交學生處歸檔。
第十九條 學生畢業(yè)時由學生處牽頭進行畢業(yè)生檔案的整理工作，其中需裝入畢業(yè)生個人檔案的材料封裝后移交到學校就業(yè)管理部門，由就業(yè)管理依據(jù)相關(guān)規(guī)定進行保存或轉(zhuǎn)遞；需學校保存的材料移交到學校檔案管理部門，由檔案管理部門依據(jù)有關(guān)規(guī)定保存和管理。
第二十條學生轉(zhuǎn)學時應(yīng)由學生處將檔案轉(zhuǎn)給轉(zhuǎn)入學校，學生退學或被開除學籍時由學生處將檔案轉(zhuǎn)回家庭所在地人事部門。
第二十一條 學生檔案必須經(jīng)嚴格密封后通過機要交通轉(zhuǎn)遞，原則上不準郵寄或交本人自帶。
第二十二條 轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入的學生檔案材料必須完整齊全，并按規(guī)定認真整理，嚴禁扣留材料或分批轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出。
第二十三條 轉(zhuǎn)出的學生檔案，要認真填寫《檔案傳遞通知單》，對轉(zhuǎn)入的學生檔案，經(jīng)校對無誤后，要及時將回執(zhí)簽名蓋章后退回。
第二十四條學生檔案轉(zhuǎn)出后，接轉(zhuǎn)單位和個人應(yīng)妥善保管，屬人為原因造成丟失或損毀的學校不重新制作檔案，若遇檔案或部分檔案材料出現(xiàn)意外情況丟失或者損壞現(xiàn)象需補辦的，應(yīng)由本人寫出詳細情況和申請，并附就業(yè)單位相關(guān)證明，經(jīng)學校學生處負責人同意后可以復印學生在校期間的有關(guān)記錄材料。
第二十五條 任何單位或個人無權(quán)截留或扣發(fā)離校手續(xù)完備的畢業(yè)生檔案，對利用職權(quán)違反檔案管理的工作人員，由其主管部門責令改正，情節(jié)嚴重構(gòu)成犯罪的，依法追究其刑事責任。
第六章監(jiān)督管理
第二十六條學校有關(guān)部門要加強對學生檔案材料收集歸檔等工作的監(jiān)督和檢查，及時解決收集歸檔中的問題。
第二十七條 學生檔案工作人員要忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、掌握政策、堅持原則、嚴格把關(guān)、保守秘密、積極主動、認真負責地做好學生檔案材料的收集歸檔等工作。
第二十八條學校各部門要高度重視和支持學生檔案管理工作，加大資金投入，加強檔案管理工作的軟、硬件建設(shè)，逐步建立起符合國家標準的檔案存放環(huán)境，做好防火、防盜、防潮等工作，保證學生檔案的安全。
第七章附則
第二十九條本規(guī)定自頒發(fā)之日起施行。凡與本規(guī)定不符的規(guī)定一律按本規(guī)定執(zhí)行。
第三十條本規(guī)定由學生處負責解釋和完善。
（校政文〔2006〕60號）
