第一章總則
第一條 學(xué)生檔案是反映學(xué)生在校期間的政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)識(shí)水平等內(nèi)容的重要文件，檔案材料的收集工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益。為了進(jìn)一步加強(qiáng)我校學(xué)生工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，根據(jù)上級(jí)有關(guān)文件精神，結(jié)合我校實(shí)際,制定本規(guī)定。
第二條 學(xué)生檔案管理工作要本著為培養(yǎng)人才服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為人事工作服務(wù)的原則，堅(jiān)持實(shí)事求是的工作方針，實(shí)行統(tǒng)一管理、嚴(yán)密保管的辦法，維護(hù)其真實(shí)性和完整性。
第三條學(xué)校有關(guān)職能部門和教學(xué)系（部）是學(xué)生檔案材料的形成部門和管理部門，必須認(rèn)真貫徹國(guó)家相關(guān)的法律、法規(guī)和黨的組織人事等工作的政策、規(guī)定。收集歸檔工作受國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)的保護(hù)和監(jiān)督。
第四條校學(xué)生處作為學(xué)校學(xué)生工作職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌國(guó)家計(jì)劃內(nèi)招收的各類學(xué)生檔案的接收、管理和傳遞工作，學(xué)生檔案材料的收集、歸檔和送交等具體工作分別由各相關(guān)職能部門和教學(xué)系(部)負(fù)責(zé)。
第五條參與學(xué)生檔案的收集和管理的部門要認(rèn)真研究和探討學(xué)生檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使我校學(xué)生檔案管理更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化；要在做好紙介質(zhì)檔案管理工作的同時(shí)，加強(qiáng)電子管理系統(tǒng)的論證和開發(fā)，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案電子化管理。
第二章學(xué)生檔案的收集
第六條招生工作結(jié)束后，校招生部門應(yīng)當(dāng)將錄取新生檔案收集齊全并及時(shí)遞交學(xué)生處。新生入學(xué)檔案包括：
（1）中學(xué)階段畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)登記表；
（2）中考或高考報(bào)名表、體檢表和成績(jī)單；
（3）其它有關(guān)材料。
第七條 學(xué)生在校期間各相關(guān)部門應(yīng)不斷充實(shí)檔案中以下內(nèi)容：
（1）學(xué)生入學(xué)登記表；
（2）軍訓(xùn)鑒定表；
（3）新生入學(xué)體檢表和畢業(yè)體檢表；
（4）學(xué)年鑒定表；
（5）學(xué)生在校期間成績(jī)表；
（6）在校期間獲得獎(jiǎng)勵(lì)（包括獎(jiǎng)學(xué)金）、表彰以及懲處決定材料；
（7）在校期間參加各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)獲得的由實(shí)習(xí)單位或?qū)W校頒發(fā)的考評(píng)證書及證明；
（8）畢業(yè)生登記表；
（9）畢業(yè)生就業(yè)通知書；
（10）在校期間誠(chéng)信記錄方面材料。
（11）意外死亡學(xué)生的生平介紹及死亡調(diào)查報(bào)告；
（12）其他可供組織參考的有保存價(jià)值的材料。
以上各項(xiàng)中第（1）、（4）、（6）、（8）、（10）項(xiàng)由校學(xué)生處統(tǒng)一印制表格，各教學(xué)系（部）負(fù)責(zé)組織學(xué)生采集相關(guān)信息并填寫表格；第（2）項(xiàng)由軍訓(xùn)責(zé)任部門收集材料；第（3）項(xiàng)由學(xué)校醫(yī)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)材料；第（5）、（7）項(xiàng)由學(xué)校教學(xué)管理部門指導(dǎo)各教學(xué)系（部）收集相關(guān)資料；第（9）項(xiàng)由學(xué)校就業(yè)管理部門負(fù)責(zé)辦理。
第八條學(xué)生檔案材料應(yīng)每學(xué)期收集歸檔一次，非畢業(yè)生檔案材料一般在每學(xué)期開學(xué)后一個(gè)月內(nèi)遞交學(xué)生處歸檔，畢業(yè)生最后一學(xué)期檔案材料一般在每年五月份遞交學(xué)生處歸檔。
各教學(xué)系（部）要根據(jù)學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)形成學(xué)生學(xué)年鑒定，并填寫學(xué)生學(xué)年鑒定表于每年九月份完成交學(xué)生處歸檔。
學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)經(jīng)學(xué)校教學(xué)管理部門確認(rèn)后，學(xué)校教學(xué)管理部門應(yīng)按學(xué)期及時(shí)向?qū)W生處和各教學(xué)系(部)轉(zhuǎn)交。
第三章學(xué)生檔案的管理
第九條 歸檔程序
（1）新生入校后，由學(xué)生處牽頭，各系（部）配合，按專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)等對(duì)新生檔案進(jìn)行審核整理、編號(hào)，并以系（部）、專業(yè)、班級(jí)為單位裝入檔案柜。
（2）學(xué)生在校期間，各系（部）形成的材料由各系（部）按規(guī)定時(shí)間整理好后交學(xué)生處裝入學(xué)生檔案內(nèi)。學(xué)校有關(guān)職能部門形成的材料，由各職能部門交學(xué)生處裝入學(xué)生檔案。
（3）歸檔材料必須準(zhǔn)確填寫學(xué)生所在的系（部）、專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)，填寫時(shí)應(yīng)寫出學(xué)生學(xué)號(hào)的全部位數(shù)。
（4）各類材料未印制有系（部）、專業(yè)、班級(jí)、姓名、學(xué)號(hào)時(shí)，應(yīng)在此材料右上角注明該生所在系、專業(yè)、班級(jí)、姓名及學(xué)號(hào)。
第十條 歸檔的材料，凡規(guī)定組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定同本人見面的（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定、組織鑒定等），一般應(yīng)有本人的簽字，特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。
第十一條各類材料必須使用16K或A4紙規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2
第十二條檔案歸檔時(shí)間
（1）學(xué)生在校期間形成的各種獎(jiǎng)勵(lì)材料，在表彰后一個(gè)月之內(nèi)歸檔。
（2）學(xué)生在校期間形成的各種處罰材料，凡學(xué)生處直接處理的，由學(xué)生處負(fù)責(zé)歸檔。系（部）處理的材料，由系(部)按要求交學(xué)生處歸檔（歸檔時(shí)間均為處理完后一月內(nèi)）。
（3）學(xué)生入學(xué)登記表、入學(xué)體檢表、軍訓(xùn)鑒定表等材料由相關(guān)部門于新生入學(xué)后三個(gè)月內(nèi)整理完成交學(xué)生處入檔。
（4）畢業(yè)生登記表、實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)生學(xué)籍表、就業(yè)通知書等由相關(guān)部門于學(xué)生畢業(yè)離校前交學(xué)生處歸檔。
第四章學(xué)生檔案的借閱
第十三條 學(xué)生檔案作為機(jī)要文件保存，原則上不對(duì)外查閱、不外借。
第十四條因工作需要各系（部）領(lǐng)導(dǎo)、輔導(dǎo)員（班主任）按規(guī)定登記后可以借閱本系（部）的學(xué)生檔案。
第十五條校外其他單位確需調(diào)閱學(xué)生檔案，須持縣級(jí)以上單位介紹信，經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人同意、填寫檔案查閱登記表后，方可調(diào)閱。
第十六條 查閱、借閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈閱、批注、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。
第十七條 查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，因工作需要摘記檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)經(jīng)主管部門同意。摘記材料要妥善保管，不得丟失及私自存放。
第五章學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞
第十八條 招生部門應(yīng)在新生入校前將新生檔案轉(zhuǎn)交到學(xué)生處，自帶檔案的學(xué)生入校時(shí)將檔案直接交教學(xué)系（部），由教學(xué)系（部）收齊后交學(xué)生處歸檔。
第十九條 學(xué)生畢業(yè)時(shí)由學(xué)生處牽頭進(jìn)行畢業(yè)生檔案的整理工作，其中需裝入畢業(yè)生個(gè)人檔案的材料封裝后移交到學(xué)校就業(yè)管理部門，由就業(yè)管理依據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保存或轉(zhuǎn)遞；需學(xué)校保存的材料移交到學(xué)校檔案管理部門，由檔案管理部門依據(jù)有關(guān)規(guī)定保存和管理。
第二十條學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)時(shí)應(yīng)由學(xué)生處將檔案轉(zhuǎn)給轉(zhuǎn)入學(xué)校，學(xué)生退學(xué)或被開除學(xué)籍時(shí)由學(xué)生處將檔案轉(zhuǎn)回家庭所在地人事部門。
第二十一條 學(xué)生檔案必須經(jīng)嚴(yán)格密封后通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，原則上不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
第二十二條 轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案材料必須完整齊全，并按規(guī)定認(rèn)真整理，嚴(yán)禁扣留材料或分批轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出。
第二十三條 轉(zhuǎn)出的學(xué)生檔案，要認(rèn)真填寫《檔案?jìng)鬟f通知單》，對(duì)轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案，經(jīng)校對(duì)無(wú)誤后，要及時(shí)將回執(zhí)簽名蓋章后退回。
第二十四條學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出后，接轉(zhuǎn)單位和個(gè)人應(yīng)妥善保管，屬人為原因造成丟失或損毀的學(xué)校不重新制作檔案，若遇檔案或部分檔案材料出現(xiàn)意外情況丟失或者損壞現(xiàn)象需補(bǔ)辦的，應(yīng)由本人寫出詳細(xì)情況和申請(qǐng)，并附就業(yè)單位相關(guān)證明，經(jīng)學(xué)校學(xué)生處負(fù)責(zé)人同意后可以復(fù)印學(xué)生在校期間的有關(guān)記錄材料。
第二十五條 任何單位或個(gè)人無(wú)權(quán)截留或扣發(fā)離校手續(xù)完備的畢業(yè)生檔案，對(duì)利用職權(quán)違反檔案管理的工作人員，由其主管部門責(zé)令改正，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究其刑事責(zé)任。
第六章監(jiān)督管理
第二十六條學(xué)校有關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案材料收集歸檔等工作的監(jiān)督和檢查，及時(shí)解決收集歸檔中的問題。
第二十七條 學(xué)生檔案工作人員要忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、掌握政策、堅(jiān)持原則、嚴(yán)格把關(guān)、保守秘密、積極主動(dòng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好學(xué)生檔案材料的收集歸檔等工作。
第二十八條學(xué)校各部門要高度重視和支持學(xué)生檔案管理工作，加大資金投入，加強(qiáng)檔案管理工作的軟、硬件建設(shè)，逐步建立起符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案存放環(huán)境，做好防火、防盜、防潮等工作，保證學(xué)生檔案的安全。
第七章附則
第二十九條本規(guī)定自頒發(fā)之日起施行。凡與本規(guī)定不符的規(guī)定一律按本規(guī)定執(zhí)行。
第三十條本規(guī)定由學(xué)生處負(fù)責(zé)解釋和完善。
（校政文〔2006〕60號(hào)）
